Awas! Kesalahan dalam Menggunakan DMS yang Harus Dihindari

Kesalahan penggunaan document management system dapat menyebabkan berbagai masalah, termasuk kehilangan data dan kebocoran informasi. Contohnya  adalah mengabaikan pengaturan hak akses. Tanpa kontrol akses yang tepat, data rahasia bisa diakses, diubah,  dihapus oleh orang tidak berwenang. Misalnya, jika semua karyawan bisa melihat dokumen keuangan atau kontrak penting, informasi penting bisa tersebar. Diperlukan kontrol akses berbasis peran (role-based access control) guna memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu.

Daftar Isi

Apa Perbedaan DMS dan ECM?

Apa Perbedaan DMS dan CRM?

Kesalahan lainnya adalah tidak menerapkan version control. Dokumen dapat hilang jika tidak ada backup rutin. Jika dokumen penting diedit langsung tanpa jejak versi sebelumnya, perubahan yang tidak diharapkan mungkin terjadi tanpa ada cara untuk mengembalikannya. DMS harus dilengkapi fitur versioning, yang memungkinkan penyimpanan riwayat setiap perubahan dokumen. Selain itu, banyak perusahaan mengabaikan backup dan recovery plan. Dokumen dapat hilang jika tidak ada backup rutin.

Misalnya terjadi karena kegagalan sistem, serangan virus, atau kesalahan manusia. Misalnya, jika server DMS rusak dan semua file tidak dapat dipulihkan, dampaknya bisa merugikan. Sebaiknya jadwalkan backup otomatis dan siapkan prosedur pemulihan data yang jelas agar dokumen dapat dipulihkan jika terjadi kegagalan sistem. Jika Anda mencari rekomendasi document management system yang dapat menghindari masalah tersebut, pastikan sistem yang dipilih dilengkapi fitur lengkap untuk kontrol akses.

Apa Perbedaan DMS dan ECM?

Dalam dunia manajemen dokumen dan informasi, sering kali kita mendengar istilah Document Management System dan Enterprise Content Management. Meskipun keduanya berfungsi untuk mengelola dokumen dan data, terdapat beberapa perbedaan DMS dan ECM yang signifikan. Masing-masing memiliki fitur dan tujuan yang berbeda, yang membuatnya cocok untuk kebutuhan organisasi yang berbeda pula.

Ruang Lingkup DMS dan ECM

DMS (Document Management System) berfokus pada pengelolaan dokumen digital yang melibatkan penyimpanan, pencarian, pengelolaan versi, dan kontrol akses dokumen secara efisien. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dengan mudah dan memastikan keamanan data. Sementara itu, cakupan ECM (Enterprise Content Management) lebih luas dibandingkan dengan DMS.

ECM mencakup berbagai jenis konten perusahaan, seperti dokumen, email, video, formulir, hingga arsip hukum. Selain itu, ECM juga mengelola seluruh alur informasi dalam organisasi, mulai dari awal pembuatan hingga pengarsipan, termasuk integrasi dengan sistem lain dalam perusahaan. Dengan ECM, perusahaan dapat mengelola informasi secara lebih terorganisir dan efisien di seluruh proses bisnis yang dijalani.

Fungsi Utama DMS dan ECM

Fungsi utama dari DMS adalah menyimpan dan mengelola file dokumen dalam berbagai format (seperti PDF, Word, Excel), menjaga versi dokumen, mengontrol akses, dan juga memudahkan pencarian dokumen dengan lebih cepat. DMS membantu meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan dokumen dan meningkatkan efisiensi bekerja.

Sedangkan ECM juga memiliki kemampuan untuk mengelola siklus dokumen, mengintegrasikan ke sistem bisnis lain seperti ERP dan CRM, serta mengotomatisasi workflow. Dengan ECM, perusahaan dapat melakukan pengelolaan konten secara menyeluruh dan terintegrasi. ECM juga memastikan kepatuhan terhadap regulasi hukum, mengelola arsip secara aman, dan mendukung audit untuk kebutuhan perusahaan, yang sangat penting untuk keperluan pelaporan dan peraturan industri.

Skala Penggunaan DMS dan ECM

DMS lebih cocok digunakan oleh tim atau departemen kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi untuk pengarsipan dan pengelolaan dokumen digital secara efisien. Sistem ini mempermudah manajemen file dalam skala terbatas, sehingga meningkatkan produktivitas dan mengurangi kerumitan pengelolaan dokumen.

Sementara itu, ECM dirancang untukperusahaan besar yang membutuhkan solusi untuk mengelola seluruh siklus informasi perusahaan. ECM mengintegrasikan berbagai sumber informasi, memungkinkan pengelolaan konten yang lebih terpusat dan otomatis, serta mendukung kolaborasi antar departemen dalam skala yang lebih besar. Dengan ECM, perusahaan dapat mengelola secara lebih efektif di seluruh lini bisnis, memastikan aliran informasi yang lancar dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Apa Perbedaan DMS dan CRM?

Meskipun perbedaan DMS dan CRM sering kali terdengar, keduanya memiliki peran penting dalam operasi bisnis yang berbeda. DMS berfokus pada pengelolaan dokumen dan informasi digital, memastikan penyimpanan, pengorganisasian data yang efisien. Sebaliknya, CRM digunakan untuk mengelola data dan interaksi pelanggan. Perusahaan dapat mengawasi preferensi dan riwayat pembelian melalui sistem ini

Penggunaan DMS dan CRM

Sistem manajemen dokumen (DMS) digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen digital perusahaan.. Sistem ini mempermudah organisasi dalam mengelola dokumen internal seperti kontrak, laporan, dan formulir, yang biasanya membutuhkan waktu lama untuk dikelola secara manual. Tujuan utama DMS adalah menciptakan efisiensi dalam pengelolaan dokumen dengan menyediakan fitur pencarian, pengaturan dan kontrol akses yang ketat.

Di sisi lain, CRM (Customer Relationship Management) digunakan untuk mengelola interaksi dan data pelanggan. Sistem ini membantu perusahaan mengelola hubungan dengan pelanggan, memantau riwayat pembelian, preferensi, dan komunikasi yang telah terjadi. Tujuannya untuk meningkatkan pelayanan, memperkuat hubungan, serta mendongkrak penjualan dengan memberikan informasi relevan tentang pelanggan.

Baca juga: Kenali Document Management System dan Penerapaannya dalam Bisnis Anda!

Jenis Pengelolaan Data DMS dan CRM

DMS mengelola berbagai jenis file dan dokumen digital, termasuk PDF, Word, Excel, gambar, arsip hukum, dan lain sebagainya. Sistem ini memungkinkan penyimpanan yang aman dan terstruktur, serta memberikan akses mudah bagi tim atau departemen yang membutuhkan dokumen tersebut. Data yang dikelola dalam DMS sering kali bersifat lebih internal dan digunakan untuk kebutuhan administratif atau operasional.

Sementara itu, Customer Relationship Management mengelola data pelanggan yang lebih dinamis, seperti nama, informasi kontak, riwayat pembelian, komunikasi yang telah dilakukan, preferensi, hingga potensi penjualan di masa depan. Data ini sangat penting untuk menganalisis pola perilaku pelanggan, serta menyesuaikan penawaran produk, dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Hasil yang Diharapkan dari DMS dan CRM

Dari penggunaan Document Management System, diharapkan bahwa penyimpanan serta pembagian dokumen antar anggota tim bisa lebih tertata rapi dan efisien. Sistem ini memungkinkan pengelolaan dokumen secara lebih teratur, mengurangi kemungkinan terjadinya kehilangan data, dan meningkatkan produktivitas perusahaan secara signifikan.

Sementara itu dengan penggunaan CRM, diharapkan akan meningkatkan hubungan dengan para pelanggan. Pelanggan akan merasa jauh lebih puas dengan layanan yang lebih personal dan juga tepat sasaran, dan di sisi lain tim penjualan dapat lebih berkonsentrasi pada prospek penjualan yang lebih tertarget dan strategis. Customer Relationship Management juga diharapkan dapat meningkatkan peluang penjualan berulang, hubungan jangka panjang, dan juga kesetiaan pelanggan.

Hubungi RECTMedia untuk pembuatan DMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda!